Office Manager Service Hub (Vilvoorde)

Als Office Manager houd je de planning, leveringen, stock en administratie op koers. Je werkt voltijds vanuit onze Service Hub in Vilvoorde en zorgt dat de fietstechniekers goed voorbereid aan de slag gaan. Zij focussen op de fietsen, jij zorgt dat achter de schermen alles gesmeerd loopt (jep, da’s een fietsketting-grapje).

Wie is o2o Bicycle Leasing?

Wij zijn een levendige scale-up die fietsleasing eenvoudig en toegankelijk maakt voor bedrijven én werknemers. Onze missie? Meer mensen op de fiets - omdat dat gewoon beter is, voor henzelf en ook voor de planeet. En stiekem ook een beetje om die files te slim af te zijn.

We doen dat met een team vol geëngageerde collega’s, in een cultuur die inzet op vertrouwen, autonomie en een stevige portie goesting. En soms ook wat knaldrang. (Nog meer info over ons? Vind je hier.)

En UBike?

UBike is een dochteronderneming van o2o Bicycle Leasing. Maar voor jou belangrijker om te weten: een online fietshandelaar die leasefietsen bij klanten thuis of op kantoor levert én de fietsen onderhoudt. UBike heeft 2 hubs (lokale vestigingen): in Vilvoorde en in Nazareth. 

Wat je doet als Office Manager?

• Je beheert de planning van de fietstechniekers. Je verwerkt wijzigingen en zorgt dat duidelijk is welke fiets wanneer en voor welke klant klaar moet zijn.

• Je bereidt opdrachten praktisch voor. Zo hebben je collega’s de juiste informatie, onderdelen en materialen voordat de opdracht begint.

• Je ontvangt en controleert leveringen en houdt de stock van onderdelen, verbruiksmateriaal en werkmateriaal mee in het oog. Schade, tekorten of afwijkingen registreer en meld je meteen.

• Je zorgt dat de praktische kant van de Service Hub goed draait. Denk aan werkkledij en werkmateriaal bestellen en de werkomgeving netjes houden.

• Je levert belangrijke informatie aan de supportafdeling, zodat zij alle info hebben om dossiers op te volgen.

• Je spot planningsproblemen, ontbrekende onderdelen en andere issues voordat ze de werking vertragen. Tegelijk denk je mee over slimmere processen en handige tools die tijd besparen. 726 kliks in Excel vervangen door een AI-automatisatie? Let’s gooo!

Wat we zoeken in jou

We zijn niet van het vakjesdenken, maar er zijn wel een paar dingen die we belangrijk vinden.

• Je neemt initiatief. Zie je dat iets ontbreekt of slimmer kan? Dan kaart je dat aan en denk je mee over een praktische oplossing.

• Je spreekt en schrijft vlot Nederlands. Perfect tweetalig hoef je niet te zijn, maar een eenvoudige vraag in het Frans beantwoorden schrikt je niet af.

• Je werkt gestructureerd, plant graag (niet de bomen hè) en houdt ook op drukke momenten het overzicht. Daarbij houd je rekening met collega’s, klanten en veranderende prioriteiten.

• Je werkt graag met een computer en vindt snel je weg in nieuwe digitale tools en systemen.

• Ervaring met administratie, planning, logistiek, stock of een service- of werkplaatsomgeving is mooi meegenomen. Affiniteit met fietsen, mobiliteit of technische producten levert je extra punten op.
  
  

Waarom werken bij UBike?

Bij UBike moedigen we je aan om het beste uit jezelf te halen. Je persoonlijke en professionele ontwikkeling, net als je welzijn, zijn een absolute prioriteit.

We geloven dat flexibiliteit je productiviteit alleen maar ten goede komt. Daarom krijg je de kans om dagen op kantoor af te wisselen met thuiswerk en sporen we je aan om genoeg te deconnecteren.

Wat onze medewerkers vooral appreciëren?

• Een job met betekenis.

• Flexibiliteit in werkplek en werkuren.

• Een team waar je bij wil horen (en blijven).

• Vertrouwen als basis, niet als beloning.

• Onbeperkt betaald verlof – nee, dat is geen typefout.

• Een aantrekkelijk loon en een stevig fietsleasebudget.

• Sportieve en minder sportieve activiteiten (lees: aperitiefjes) die je niet móét meemaken, maar vaak wel wíl.

De route naar je nieuwe job

1. Solliciteer – gewoon via de knop hieronder of via jobs@o2o.be.

2. Kennismaking met Thibaud van HR – pas je in ons team?

3. Gesprek met de enige echte Diego - ben jij de Office Manager die we zoeken?

4. Iedereen enthousiast? Dan volgt je aanbod en start jouw avontuur.

Klaar om mee te trappen?

Voel je het al kriebelen? Laat van je horen. We zijn benieuwd naar wie je bent en wat je brengt – ongeacht je achtergrond, leeftijd, gender of favoriete fietstype.